Fluxo de solicitação de publicação no Portal IFB

Para um melhor fluxo, agilidade e eficiência no processo, visto que a DICOM atende a demandas das onze unidades, campi e reitoria, seguem algumas orientações para os servidores responsáveis pelo encaminhamento de pedidos de publicações.

Para quem se destina esta mensagem?

Para todos os servidores responsáveis pelo encaminhando de publicações no portal do IFB.

Para quem devo encaminhar o pedido de publicação?

Todas as demandas de publicação devem ser enviadas para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Qualquer servidor do IFB pode solicitar publicação no portal?

As solicitações devem ser enviadas por servidor que tenha função de coordenador ou diretor, sempre autorizadas pelo diretor-geral.

O e-mail deve ser devidamente assinado, com nome, função/cargo, unidade e telefone (veja tutorial).

Até que horário posso encaminhar o pedido para publicação no mesmo dia?

As solicitações enviadas até as 16h serão publicadas no mesmo dia (após esse horário poderá ficar para o dia posterior, conforme a fila de demandas do dia).

O que devo escrever no e-mail?

Para agilização do atendimento, pedimos que sejam encaminhadas no corpo do e-mail as principais informações do documento que for enviado em anexo (edital, chamada pública, resultado etc.), como:  a Unidade (campus/setor que envia), assunto, texto com dados sobre o objeto da proposta, cronograma principal, número de vagas, links e contato.

Tenho um edital e vários anexos. Posso enviar apenas o link do SUAP?

Não. Os documentos devem vir anexados à mensagem no e-mail. Por questões de segurança e registro, o Jornalismo não extrai documentos do SUAP para publicação.

O edital não está no SUAP. Posso mandar o documento simples?

 Todos os documentos anexados devem estar em papel timbrado oficial (gerado pelo SUAP ou não), desde que a  marca institucional esteja atualizada.

Todos os editais e chamadas devem conter a assinatura eletrônica (SUAP) do responsável ou devem vir com o registro “original assinado” em papel timbrado comum.

Preciso que sejam divulgados anexos em formato editável. É possível?

Os anexos disponibilizados em word devem vir na versão “doc” (o sistema não aceita “.docx”).

O portal comporta editais, chamadas e demais anexos para publicação de qualquer tamanho?

Não. O tamanho máximo que o portal comporta é de 2 MB. Se o arquivo for maior, o demandante deve compactar até no máximo essa medida ou disponibilizar para o público externo em link de drive para leitura pública (clique aqui e saiba como fazer).

Lembrando que esse documento precisará ser feito em um drive institucional, de preferência de setor (não de e-mail pessoal institucional) e não poderá ser apagado do drive para que se mantenha sempre público.

Como devo nomear o edital ou chamada pública para que ele não seja confundido com o de outra Unidade (reitoria ou campus)?

Os arquivos em PDF devem vir nomeados de forma clara e sem underline, como, por exemplo, “Edital CBRA 01.20 – Monitoria”, “Edital CEST 02.20 – Pincel”.

A divulgação tem um formulário on-line. Qual a orientação?

Quando houver formulário on-line, pedimos que este seja revisado anteriormente com referência à devida redação da introdução, dos tópicos e das datas/horários que estarão disponibilizados. Para a DICOM encaminhe o link do formulário separado do edital para que possa ser inserido na notícia.

Preciso destacar algumas partes da matéria ou do edital em letras maiúsculas ou em vermelho para chamar atenção do público. Tudo bem?

Como as informações são oficiais, convém a linguagem formal (sem o uso de adjetivos e exclamações, letras maiúsculas e não use vermelho).

Meu edital tem links (inscrições, formulários, por exemplo), mesmo assim eu preciso enviar o link de inscrições no corpo do e-mail?

A primeira e a última página dos documentos gerados pelo SUAP no módulo Ações>Extrair PDF são imagens, e para que todos os links desses documentos sejam acessíveis ao público é preciso que o responsável pelo documento, depois de finalizar o Edital, clique em Ações > Imprimir em Retrato > Fazer download (ícone ao lado da impressora). Dessa forma o PDF fica pesquisável e os links podem ser acessados. 

Mesmo assim, convém que o setor encaminhe também os links separadamente (corpo do e-mail ou word) para que possam ser inseridos nas notícias.

Então, como mesmo devo baixar o documento do SUAP para manter a acessibilidade?

Até que o SUAP seja corrigido, para que o documento tenha acessibilidade, é necessário clicar em AÇÕES>IMPRIMIR>SALVAR EM PDF.

Posso encaminhar para publicação um documento escaneado?

Os documentos nunca devem vir escaneados por questão de acessibilidade (leitura de aplicativos de usuários com deficiência visual).

Preciso atualizar uma informação no site. Como fazer?

Quando do pedido de atualização da informação no Portal IFB, solicitamos que seja informado local com envio do link atual, de forma que a substituição da informação possa ser feita rápida e corretamente.

O campus está organizando um evento. Qual o tempo mínimo para encaminharmos essa publicação a fim de que, além de ser publicada no site, a informação seja ampliada para as redes sociais e enviada à imprensa?

Em caso de eventos, o ideal é que essa atividade conste no Calendário de Eventos do IFB e que a  solicitação seja encaminhada à DICOM com no mínimo 10 dias de antecedência para que se possa preparar a divulgação (criação de cards para redes sociais, envio de release para imprensa etc.). Vale também conferir o Manual de Jornalismo do IFB sobre as especificações de cada veículo.

Posso enviar para a publicação apenas a arte pronta para colocação no espaço do campus?

Não, porque as imagens não são acessíveis. Encaminhe sempre as informações para a construção da notícia no corpo do e-mail ou no word.

Estou realizando uma pesquisa e quero que seja feita uma notícia e encaminhada para servidores e estudantes. Como fazer?

Todas as pesquisas devem ser encaminhadas para o Serviço de Informações ao Cidadão (SIC), que, devidamente, irá orientar como proceder.

A DICOM só publicará pesquisas validadas pelo SIC/Gabinete Institucional, considerando a Lei de Acesso à Informação (LEI) e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Preciso que um edital saia no horário que eu programei. A DICOM garante?

Não coloquem nos editais o horário em que eles devem ser divulgados, porque, por fatores imprevisíveis, como, por exemplo, queda de energia ou internet, as publicações podem atrasar.

Encaminhei o pedido de publicação. Como saber se foi publicada?

É importante sempre observar os e-mails de resposta da DICOM (se houve falha ou se foi publicado). Em caso de ser necessário encaminhar uma informação complementar, faço-a para o e-mail comunicacao, não apenas para o jornalista que enviou a resposta.

Ainda tenho dúvidas? Com quem posso falar?

Escreva para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. que a equipe irá responder o quanto antes.