Segurança da Informação no processo eletrônico

A utilização do Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do SUAP (Sistema Unificado de Gestão Pública) contribui muito para o trabalho remoto neste período de isolamento social. Para que funcione da melhor forma possível, o ideal é que os usuários utilizem as boas práticas de segurança da informação nos processos e documentos eletrônicos.

Você sabia?

— O erro na definição do nível de acesso pode comprometer o sigilo da informação, colocando em risco a segurança dos projetos em andamento e até mesmo das pessoas citadas.

— Liberar o acesso não autorizado ou compartilhar com terceiros minutas não assinadas de documentos sensíveis, informações pessoais ou sigilosas sujeita o servidor à responsabilidade administrativa, civil e penal.

— Os acessos público, restrito e sigiloso do SUAP não devem ser confundidos com os graus de sigilo reservado, secreto e ultrassecreto da Lei de Acesso à Informação.

Então, aqui vão algumas orientações de segurança para aproveitar ainda mais as ferramentas disponíveis!

— Restrinja o acesso ao documento ou processo sempre que houver fundamento legal para tal, lembrando-se de remover a restrição com a conclusão do ato em caso de sigilo temporário.

— Não compartilhe sua senha.

— Solicite o seu descredenciamento da unidade no SUAP em caso de alteração de lotação ou desligamento.

— Não compartilhe minutas não assinadas de documentos oficiais aos quais tenha acesso.

— Não compartilhe documentos oficiais restritos com pessoas que não sejam devidamente identificadas e credenciadas como parte ou interessada.

Classificações de acesso

No SUAP, o nível de acesso é indicado ao iniciar um processo ou criar um documento. Nos documentos eletrônicos, podemos classificar como público, restrito ou sigiloso e, uma vez finalizado, o documento não pode ter o nível de acesso modificado.

— PÚBLICO: permite que os documentos finalizados sejam visíveis a todos os usuários do Sistema.

— RESTRITO: permite a visualização por todos os usuários das unidades pelas quais o documento inserido em processo tramitar e também aos usuários lotados na mesma unidade na qual o documento foi criado.

— SIGILOSO: disponíveis apenas para documentos emitidos pelo cargo máximo do órgão, que, no nosso caso, é a reitora.

Já os processos eletrônicos, podem ser classificados como público, restrito ou privado e o nível de acesso pode ser modificado em caso de sigilo temporário.

— PÚBLICO: permite que processo e seus documentos finalizados sejam visíveis a todos os usuários do Sistema.

— RESTRITO: permite a visualização por todos os usuários das unidades pelas quais o processo tramitar.

— PRIVADO: os processos e seus documentos ficarão disponíveis apenas para o usuário identificado nominalmente. Não é recomendo utilizar este nível de acesso para processos que exijam análise de múltiplos setores ou servidores, já que assim não conseguirão ter vistas dos processos.

Texto adaptado de https://www.gov.br/servidor/pt-br/assuntos/contecomigo/paginas/paginas-dos-hyperlinks/ao-trabalho/seguranca-da-informacao-no-processo-eletronico